Как поменять трудовую книжку при смене фамилии

Важная информация в статье: "Как поменять трудовую книжку при смене фамилии". Каждый случай индивидуален. Поэтому, чтобы уточнить детали именно вашего случая можно обратиться к дежурному специалисту.

Смена фамилии работника: как внести изменения в трудовую книжку

Нормативно-правовая база

Исправления в трудовой книжке в части ФИО работника регламентируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10.2003 г.

Необходимые документы от работника и работодателя

Все изменения в трудовых книжках должны иметь документальное подтверждение. Для того чтобы внести изменения, от сотрудника потребуются:

  1. Паспорт с новой фамилией (целесообразно обращаться к работодателю уже после того, как сотрудником был получен новый паспорт, хотя на это может уйти некоторое время).
  2. Свидетельство о заключении брака или свидетельство о расторжении брака, либо иные документы, которые подтверждают изменение фамилии.

Если в трудовой книжке неправильно была сделана запись о фамилии, то ее можно изменить на основании паспорта и свидетельства о рождении. Документы предоставляются работодателю в подлиннике. Работодателю следует снять с них копии и хранить их вместе с личным делом сотрудника.

Помимо трудовой книжки, изменения фамилии стоит отобразить в иных важных документах: трудовом договоре, должностной инструкции, личной карточке и пр. Но обязанность внесения таких изменений законодательно не установлена, поэтому работодатель может сам определить целесообразность таких правок.

Также работодатель может обратиться в ПФР для получения работником нового СНИЛСа.

Другие трудовые документы, требующие коррекции данных

Помимо трудовой книги, на сотрудницу при приеме на работу заводится также иная документация. Внести коррективы необходимо в следующий перечень бумаг:

  • личное дело работницы;
  • лицевые счета, если они используются на предприятии;
  • другие документы, требующие при оформлении указания достоверных личных данных.

В дело сотрудницы вкладываются копии всех документов, подтверждающих замену фамилии. Личную карточку также нужно изменить. Сделать это можно точно таким же способом, как и в случае смены данных в книжке по трудоустройству.

Важно знать! Спорным мнением является заполнение свежими сведениями граф трудового договора. Согласно ТК РФ, необходимость заключать другой контракт есть только в случае внесения правок в его существенные условия. Смена личных данных (имени и фамилии) к таковым не относится. Поэтому составляется и подписывается дополнительное соглашение, в котором указывается приобретенные ФИО сотрудницы.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Необходимо поменять СНИЛС и ИНН. Но не сами номера, а личную информацию в них.

Образец новой подписи сотрудника

Смена личных данных подразумевает под собой и новую подпись. Этот нюанс также нужно отразить в документах. Кадровый работник должен обеспокоиться о том, чтобы получить от сотрудницы образец обновленного автографа и поменять его в бумагах.

Новым росчерком уже подписывается заявление о внесении правок, таким же образом женщина будет знакомиться и с приказом. Расписаться необходимо и в личной карточке. Если сотрудница имеет пропуск на предприятие или в другие организации, он также должен быть переоформлен.

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2020 года выглядит следующим образом и помогает сделать это без ошибок:

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Законодательная база

Правила о внесении изменений регулируются нормативными актами:

Меняем фамилию в трудовой книжке после замужества

Трудовая книжка считается действительной, если она содержит достоверную информацию. Для обеспечения этого условия работодатели должны своевременно вносить корректные сведения о датах зачисления в штат, переводах и увольнения человека. Также нужно фиксировать обновление персональных данных.

Например, изменение фамилии в трудовой книжке после замужества должно быть произведено на основании внутреннего приказа руководителя. Оперативное обновление информации по каждому наемному работнику необходимо не только для соблюдения требования по организации кадрового документооборота, но и для правильного заполнения отчетов, подаваемых в Пенсионный фонд и в ФНС.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Нюансы

Смена фамилии связана с некоторыми особенностями:

  1. При не сообщении факта изменения личных данных на работника налагается ответственность. Такая обязанность прописывается в трудовом контракте и локальных нормативных актах предприятия, должностной инструкции, об ознакомлении с которой работник ставит подпись. Эти документы будут сверяться контролирующими органами в ходе выездной проверки.
  2. Желательно, чтобы конкретный период, в течение которого сотрудник обязан предоставить сведения работодателю об изменении личных данных, был прописан в трудовом договоре. Так будет проще обосновать невиновность действий администрации при сокрытии указанного факта работником и привлечь его к ответственности.
  3. Наличие ошибок в персональных данных и несвоевременная их замена связана с недостатками в отчетности Пенсионному фонду, Налоговой службе, Росстатистики, иных организаций. Для предприятия это может грозить привлечением к административной ответственности как нарушителя с материальным взысканием в виде штрафов и неустоек на недоначисленные суммы в бюджеты всех уровней.

Смена подписи

Подпись сотрудника в трудовой книжке не имеет юридического значения. При смене фамилии важно зафиксировать этот факт в личной карточке, где работник оставляет новый автограф.
Это требуется для решения вопросов при исполнении сотрудником трудовых обязанностей. К примеру, при подписании акта приема-передачи материальных ценностей на предприятии.

Возврат фамилии при разводе

При прекращении семейных отношений в официальном порядке повторно запись о присвоении новой фамилии вносится кадровым работником в трудовую книжку в таком же порядке, как и при первичном изменении фамилии.

Читайте так же:  Усыновление ребенка льготы и выплаты ребенку

Внесение записи при повторном браке

Если персональные данные изменены в связи с заключением брака с другим лицом, то сведения в трудовую книжку и внутренние документы организации заносятся аналогично случая с первичной сменой сведений о работнике.

Ошибки при внесении записей и их исправление

Неточности и ошибки могут быть допущены сотрудником кадрового департамента, когда прежние сведения будут корректироваться на новые. Неправильные записи необходимо исправить. Делается это так, как указано в Инструкции.

Если книжка трудовых пометок оформляется в первый раз и допускается ошибка, то документ уничтожается, заводится дубликат. Покупка нового формуляра происходит за счёт средств предприятия и того сотрудника, который допустил оплошность. Сложности возникают, если в документ уже были внесены все необходимые сведения за несколько лет трудоустройства.

В Инструкции прописана вся процедура исправления неточностей, но про главный лист не упоминается. В документе сказано только, что изменение основных данных происходит в соответствии с личными бумагами сотрудницы.

Совет! Но исправить ошибку нужно. Поэтому необходимо вложить вкладыш и сделать пометку «взамен ошибочной», поставить роспись ответственного сотрудника, затем главного в кадровом департаменте, потом руководителя организации. Скрепить изменения нужно главной печатью работодателя.

Ответственность за хранение и правильное заполнение рабочих книжек лежит на руководстве фирмы. Именно оно назначает должностного сотрудника специально для исполнения указанной функции. Такие лица несут дисциплинарные взыскания за нарушения при оформлении трудовых книжек.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2020 года

Правила и этапы внесения изменений: пошаговая инструкция

Изменение сведений о фамилии в документе осуществляется в несколько шагов:

  1. Предоставление работником заявления о смене фамилии с приложением подтверждающего документа.
  2. Вынесение приказа, подписание его руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
  3. Внесение записи в личную карточку работника.
  4. Оформление замены фамилии в трудовой книжке кадровым работником.
  5. Проставление печати предприятия в связи с внесенными поправками.

Изменение данных в трудовой книжке работника производится следующим образом:

  • зачеркивается одной линией старая фамилия на первом листе документа, вписывается новая;
  • на обложке трудовой книжке прописываются основания для внесения изменений, в частности, реквизиты документов-оснований. В качестве таковых может рассматриваться свидетельство из загса и новый паспорт гражданина РФ. Так поясняется причина изменения личных данных работника;
  • запись с новой фамилией заверяется подписью уполномоченного сотрудника компании – начальника кадрового отдела или генерального директора либо индивидуального предпринимателя, а также синей печатью фирмы.

Правки в трудовой книжке

Для обновления информации в заполненном бланке трудовой книжки необходимо подготовить обоснование этого действия. Главный аргумент кадровика – приказ руководителя компании. Предлагаем алгоритм действий кадрового специалиста при актуализации персональных данных в трудовой:

  • предыдущая фамилия зачеркивается одной линией;
  • рядом с зачеркнутыми сведениями вписывается новая фамилия;
  • на внутренней части обложки указывается причина, по которой произошла смена фамилии в трудовой книжке (пример – ссылки на документы сотрудника с обновленными данными);
  • заверение новой записи кадровым специалистом (он ставит свою подпись и подтверждает достоверность данных печатью компании).

Применительно к трудовому договору и должностной инструкции работодатель самостоятельно решает, вносить в них правки или нет. Законодательной регламентации этого вопроса не существует. При внесении правок в базу данных кадрового делопроизводства необходимо ссылаться на приказ руководителя и на номера и даты бланков, предоставленных работником.

Если сотрудник не уведомил работодателя о произведенных изменениях в персональных данных, его можно привлечь за это к ответственности. Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец заявления см. в статье «Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак») должен произвести работодатель.

Однако без обновленных личных документов наемного работника сделать это невозможно. При инициировании наказаний для работника, не уведомившего об изменении фамилии, необходимо соблюсти такие условия:

  • в локальных актах компании прописаны обязательства работников по оперативному доведению до кадровой службы информации об изменениях в личных данных;
  • внутренними документами оговорен срок уведомления работодателя;
  • сотрудник был ознакомлен с требованием об оперативном доведении сведений об обновлении персональных данных.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

В какие еще документы следует внести изменения?

Помимо трудовой книжки, смену фамилии следует зафиксировать в:

  • должностной инструкции;
  • личной карточке;
  • трудовом договоре;
  • допуске на ведение работ для определенных должностей.

Личная карточка

В кадровом отделе предприятия при приеме на работу заводится личная карточка. Она хранится в архиве предприятия и не подлежит выдаче сотруднику.

В личной карточке фиксируются сведения о персональных данных сотрудника, копия паспорта, свидетельств о заключении брака и рождении детей для получения социальных вычетов, приказы о приеме на работу, переводах на другие должности и др.

Трудовой договор

Изменение в личных данных фиксируется путем заключения дополнительного соглашения к трудовому контракту. В нем прописываются реквизиты оснований — номер и дата, орган, выдавший удостоверение личности, свидетельства загса о заключении брака или перемене фамилии.

Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?

Внесение новых данных на работника осуществляется с момента вынесения приказа. Он заверяется руководителем предприятия и подписывается сотрудником. Без этого вносить запись в трудовую книжку воспрещается.

Обязательно предоставление документарного подтверждения изменений в личные сведения – свидетельства о регистрации новой фамилии из загса при регистрации брака или по желанию гражданина.

Порядок изменения фамилии

В первую очередь работник, сменивший паспортные данные, должен написать заявление, в котором просит произвести исправления в трудовой книжке и других учетных документах.

После сдачи работником заявления кадровики должны составить приказ, после которого в трудовую книжку будут внесены необходимые исправления.

Чтобы внести исправления в сведения о ФИО работника, необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Пошаговая инструкция внесения изменений

Шаг 1. Ознакомление инспектора отдела кадров с документами, представленными работником.

Читайте так же:  Куда отдается обязательство по материнскому капиталу

Шаг 2. Внесение исправлений в сведения о работнике.

Изменить ФИО в книжке достаточно просто. Согласно Инструкции, исправить данные можно, зачеркнув одной чертой старые данные, а рядом прописать новые сведения.

Чтобы можно было прочесть исправленный текст, зачеркивание производится тонкой чертой.

Аналогичным образом вносятся изменения в остальные кадровые документы.

Шаг 3. На обратной стороне обложки вносятся сведения о документах, являющихся основанием для исправлений – серия и номер свидетельства, дата выдачи.

Как правило, это свидетельство, выданное органами ЗАГСа. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись с указанием должности и инициалов, дату поправок и печать организации.

Образец изменения фамилии в трудовой книжке

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2020 года

Регистрация брака или смена личных данных влечет необходимость внесения поправок в кадровые документы на работника. Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке, образец 2020 года представлен в этом материале.

Смена фамилии в трудовой книге

Трудовая книжка – основной документ работающего человека. В ней содержатся сведения обо всех местах работы, вознаграждениях и взысканиях. Титульный лист заполняется точно так, как указано в паспорте оформляющегося. После оформления брака, женщине необходимо поменять основной документ. Осуществляется это по данным того свидетельства, которое выдают в ЗАГСе.

Когда будет получен новый паспорт, необходимо изменить личные записи в «дополнительных» бумагах. К таковым относятся пометки, касающиеся трудовых отношений. Смена фамилии в трудовой книжке происходит по тем же правилам, которые применяются при заполнении титульного листа в первый раз.

Законные основания

Но не только замужество может стать причиной изменения основных личных данных. После развода женщина также имеет право взять фамилию, которую она носила в девичестве. И снова придётся вносить корректирующие пометки в трудовую книжку.

О произошедших событиях (влекущих за собой смену фамилии) необходимо сразу же уведомить руководящее лицо. Работник кадрового подразделения, следящий за хранением и ведением трудовых книжек, в праве потребовать от сотрудницы бумаги, заверяющие факт смены личных данных. Об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.

Внимание! Законом не предусмотрена ответственность за несвоевременное уведомление работодателя об изменении своих персональных данных. Но есть возможность применения наказания.

Сделать так можно при следующих причинах:

  • Данная обязанность прописана в инструкции по занимаемой должности, в трудовом договоре, в ином нормативном акте по предприятию.
  • В подписанных бумагах точно указан период времени, в течение которого оповещается начальство о личностных характеристиках.
  • Трудящийся был ознакомлен с положениями вышеуказанных документов под роспись.

Когда человек трудоустраивается, начальник обязан ознакомить его со всеми положениями, которые имеют отношение к работе на данном предприятии. Происходит это под роспись в специальном журнале.

Если есть отметка, сотрудник читал все положения и согласен с ними. Своевременное внесение обновленных сведений необходимо не только самому человеку, но и его начальству и руководству. На прежние ФИО будут производиться отчисления в ФНС, в ПФР. Потом придётся разбираться, восстанавливать платежи и «перекидывать» их на обновлённые ФИО. Сделать это не сложно, но нужно будет заниматься подобными вещами именно работодателю после получения «свежей» информации.

Предварительные действия

Новая запись в трудовую о смене фамилии не вносится просто так. Работница сама должна обратиться в службу по кадрам с письменной просьбой занести обновлённые сведения о себе в её рабочие бумаги. Это происходит так:

  • Женщина пишет заявление. В «теле» прописывает причины, по которым нужно обновить сведения.
  • В качестве приложения выступают копии обосновывающих документов.
  • Провдится проверка подлинности всех бумаг работников кадрового отдела.
  • Происходит издание приказа на основе представленных бумаг и ознакомление с ним сотрудницы под роспись.
  • Внесение корректив на титульный лист трудовой книжки.

Приказ подписывается руководством, а также начальником службы, заведующей кадрами. Оповестить о желании изменить личностные характеристики в главном документе по работе необходимо сразу же после получения нового паспорта.

[3]

Внесение новых данных в книжку

Установлен определенный порядок внесения изменений фамилии в трудовой книжке. Последняя является документом, за который отчитывается ответственный сотрудник отдела кадров. Поэтому все коррективы вносятся им в соответствии с предписанными правилами после получения необходимой информации.

Отражение новой записи об изменении фамилии в трудовой книжке происходит так:

  • Прежняя информация перечёркивается одной аккуратной чертой.
  • Рядом прописываются новые сведения.
  • Указывается причина исправления, а также данные документа, по которому переносятся корректировки. Сделать это нужно на левой стороне книжки.

Такой порядок действий утверждён Постановлениями Минтруда № 69 и № 225 (далее по тексту – Инструкция).

При замужестве

Заключение брачного союза является законным, но не обязательным основанием для того чтобы поменять фамилию. Когда супруги получат свидетельство, подтверждающее создание семьи, оно будет являться причиной перемены характеристик. В нём указана та фамилия, которую женщина получает в браке. Её и вписывают, вместо прежней, в рабочие документы.

В отдел управления персоналом приносятся оригиналы:

  • обновленный паспорт;
  • свидетельство, подтверждающего вступление в брачный союз.

Сотрудник кадрового департамента снимет с них копии, оформит корректировочную запись на главном листе, и подложит бумаги в личное дело работницы.

При повторном браке

Женщина может повторно выйти замуж. Но этому предшествует развод. Если обновление данных после расторжения семейных отношений не происходило, то приносить бумаги нет необходимости.

При изменении сведений вследствие вторичного замужества необходимо принести в службу, руководящую кадрами, оригиналы:

  • паспорт с прописанной новой информацией;
  • соответствующее свидетельство, по которому будут производиться правки.

Прежние сведения перечёркиваются одной тонкой полосой. Если рядом есть место, то новые данные должны быть записаны здесь. Если такового нет, пометка размещается над сменившейся фамилией.

Внимание! Каждый кадровый работник должен знать, как изменить фамилию в трудовой книжке. Сделать это нужно правильно. В противном случае, должностной сотрудник может быть привлечён к ответственности за порчу документации.

При разводе

Прекращение семейных отношений также является законным поводом для смены сведений личного характера. Многие женщины отказываются от фамилии супруга, возвращают себе добрачную. Это факт обязательно нужно отразить в трудовой книжке.

Исправляют так же, как при замужестве:

  • «старые» данные аккуратно перечёркиваются;
  • новые прописываются рядом, на следующей строчке или на свободном месте;
  • на боковом листочке указываются реквизиты подтверждающей бумаги.

В кадровый отдел нужно принести оригинал:

  • паспорт с новыми личными записями;
  • свидетельство, которое подтверждает распад семьи.

Копии будут вложены в личное дело.

Образец заполнения формуляра

Наглядный пример и образец оформления:

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.

Читайте так же:  Закон о легализации домашнего насилия

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:

  1. Паспорт.
  2. Свидетельство о заключении брака.
  3. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Ответственность работника

Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:

  • обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
  • в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
  • сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

Почему вопрос актуальности Ф.И.О. сотрудника так важен для организации, где он работает? А потому что это повлечёт многочисленные нестыковки и ошибки в отчётности в Пенсионный фонд (СЗВ-М и др.) и налоговую (справки 2-НДФЛ и др.). Вплоть до реальных административных штрафов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Меняем фамилию в трудовой книжке: образец 2020 года

При изменении фамилии сотрудником кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе, в трудовую книжку работника. Смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо произвести в такой ситуации. Приведем образец на 2020 год.

Оформление кадровых документов

Видео (кликните для воспроизведения).

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании. Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Документы, на основании которых вносится запись

Для внесения исправлений работник должен представить документы, которые подтверждают произошедшие изменения – копию нового паспорта и свидетельство о регистрации/расторжении брака или смене имени.

Кто должен вносить изменения

Вносить запись в трудовую книжку о смене фамилии имеет право только сотрудник отдела кадров.

Смена фамилии в других рабочих документах

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие сведения ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

Важно! Чтобы внести новые сведения в трудовой договор, необязательно составлять его заново – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны новые данные работника.

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять ФИО в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала.

Смена фамилии работника: как внести изменения

Свидетельство о браке утеряно

В жизни случаются непредвиденные ситуации. Бывает, что такой важный документ, как свидетельство о браке утеряно в ходе празднования, и отыскать его не представляется возможным. Давайте разбираться, как происходит смена фамилии в трудовой, если свидетельство о заключении брака потеряли.

На самом деле, запись в трудовую книжку можно сделать и на основании одного документа, в данном случае паспорта. Ведь в паспорте обычно указывается информация о вступлении гражданина в брак с указанием номера сделанной регистраторами записи о факте бракосочетания.

Поэтому паспорт вполне может послужить единственным документом, на который можно сослаться, внося исправления в трудовую книжку (п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, п. 2.3 Порядка, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). То есть смена фамилии в трудовой книжке на основании паспорта -законна. Вот какую запись нужно сделать в трудовой книжке в подобной ситуации:

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

Читайте так же:  Симс 3 усыновление детей

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Процедура

Изменения в трудовую книжку не допускается вносить собственноручно, даже если на текущий момент работник не трудоустроен. Правки должны быть внесены у того работодателя, во время трудоустройства у которого произошла смена данных.

Если фамилия сотрудника изменилась, но изменения в трудовой не были сделаны до его увольнения, то изменить фамилию в его трудовой книжке допускается по его новому месту работу (у нового нанимателя).

Фамилия сотрудника находится на титульном листе трудовой книжки. Сюда, в отличие от разделов со сведениями о работе и награждениях, допускается вносить изменения путем исправления записи.

Процедура внесения изменений в трудовую книжку следующая:

При внесении исправлений строго не допускается использование корректоров и ножей. Записи аккуратно вносятся ручкой. Все надписи стоит делать разборчивым подчерком, они должны быть хорошо читабельны.

Таким образом, законодательство допускает возможность изменения фамилии сотрудника в трудовой книжке. Для этого старая фамилия зачеркивается, и рядом вносится новая. На форзаце трудовой книжки необходимо прописать документы-основания для внесения правок, а также заверить их подписью и печатью работодателя. Процедура внесения изменений в трудовую книжку предполагает прохождение таких этапов: написание работником заявления, предоставление документального подтверждения, издание приказа и оформление записей.

Смена фамилии в трудовой: делаем запись на основании паспорта

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесение записей в трудовую книжку предваряет заявление сотрудника и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей. Такими документами выступают паспорт и свидетельство о заключении брака. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Копия записи акта вместо свидетельства

Если все же у кадровика остаются сомнения, или штамп о браке в паспорте по какой-либо причине отсутствует, то заменить свидетельство может заверенная копия записи акта о заключении брака (ст. 29, 30 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ, п. 29 перечня, утв. постановлением от 27.02.2002 Минтруда России № 16, Пенсионного фонда России № 19па).

Внесение записи в трудовую о смене фамилии после замужества

Любая работница может выйти замуж. Некоторые женщины по факту предпочитают фамилию мужа. Поэтому после законного оформления брачных уз придется поменять перечень основных документов. Провести процедуру надо правильно. Каждый служащий-кадровик должен знать, как выполняется изменение фамилии после замужества в трудовой книжке.

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После оформления заявления и выпуска приказа об изменении фамилии сотрудницы во всех документах можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2020 года поможет сделать это без ошибок.

Старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем, на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом ссылка на документы, послужившие основанием для исправления, обязательна (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)
Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный работник кадровой службы заверяет свое подписью и печатью компании (при ее наличии).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

[1]

Как правильно отобразить изменение фамилии сотрудника в трудовой книжке? Порядок и процедура внесения изменений

Необходимость внесения изменений в трудовую книжку чаще всего возникает после того, как сотрудница вышла замуж. В большинстве случаев работодатели не допускают ошибок в процессе внесения правок, но им необходимо строго следовать установленным правилам.

  • 8 (800) 350-32-81 – Регионы
  • +7 (499) 938-87-49 –Москва
  • +7 (812) 425-68-37 –Санкт-Петербург
  • Основания изменения фамилии в трудовой книжке

    При смене ФИО работнику необходимо сообщить работодателю о произошедших изменениях и предоставить документы, являющиеся подтверждением смены паспортных данных:

    • свидетельство о заключении/расторжении брака, а также о перемене имени;
    • новый паспорт лица;
    • свидетельства СНИЛС и ИНН.

    Данные документы станут основанием для изменения фамилии в трудовой книжке после замужества.

    Документы-основания

    В качестве обоснования необходимости внесения изменений рассматриваются:

    • свидетельство об официальной регистрации брака;
    • справка из загс о смене фамилии при присвоении новой фамилии без оформления нового семейного положения;
    • удостоверение личности с новыми данными на сотрудника/сотрудницу;
    • в некоторых случаях могут предоставляться другие обосновывающие документы, однако, утверждение смены фамилии осуществляется исключительно органами загса по месту пребывания работника.

    Предоставляются сотрудницей

    Для работницы, которая поменяла фамилию в связи с замужеством, поскольку такие случаи наиболее часто встречаются на практике, достаточно представить свидетельство о браке.

    В документе прописываются новые личные данные после оформления семейных отношений.

    Также она будет обязана предоставить новую копию паспорта, поскольку его замена проводится при смене фамилии на основании Постановления Правительства №828 от 08.07.1997.

    Оформляются в организации

    Обязательно не только внесение записи в трудовой договор, но и внутренние документы организации – личную карточку работника, которая хранится в кадровом отделе, а также в трудовой договор, должностную инструкцию, допуски к проведению специальных видов работ, особенно связанные с хранением вредных и опасных веществ, на производстве, в цехах и др.

    Заявление

    Образец заявления выдается в кадровой службе работнику в заполненном в электронном виде. Он обязан проверить достоверность указанных сведений и собственноручно подписать документ.

    Приказ

    Форма документа заполняется работником отдела кадров или руководителем предприятия на основании представленных документов сотрудником.

    Приказ предоставляется для ознакомления и подписывается работником лично, после этого помещается в материалы дела. Копия документа может выдаваться сотруднику для оформления иных бумаг, к примеру, допусков на ведение определенных видов работ.

    Законодательная база

    Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

    Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

    В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

    • Правила ведения, они утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — просто Правила);
    • Инструкция по порядку заполнения, утверждена Постановлением Минтруда РФ 10.10.2003 года под номером 69 (далее – Инструкция).
    Читайте так же:  Тема насилия над детьми в романах достоевского

    На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

    Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

    Обновление персональных данных

    Перед тем как внести запись в трудовой книжке об изменении фамилии, надо обосновать эти действия, получив от работника документы, подтверждающие факт смены персональных данных.

    В случае с замужеством опираться надо на оформленное в ЗАГСе свидетельство о браке (ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Требования по ведению трудовых книжек и отражению в них корректировок зафиксированы в нескольких правовых актах:

    • постановление Правительства от 16.04.2003 № 225;
    • постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69.

    На базе указанных нормативных материалов на титульном листе трудовой книжки делают отметки об обновлении персональных данных владельца формуляра. Свежая информация переносится из паспорта. Смена фамилии в трудовой книжке (образец см. в статье «Запись в трудовой книжке о смене фамилии: образец 2018 года») может быть отражена в документообороте после того, как работодатель получит паспорт с новой фамилией.

    Инициировать правку данных во всем комплексе кадровой документации должен обладатель новой фамилии. Он подает на имя руководителя компании заявление, в котором сообщает о произошедших изменениях в персональных данных с идентификацией даты вступления в силу новшеств.

    Чтобы была проведена замена фамилии в трудовой книжке, образец заявления подать недостаточно. К нему необходимо приложить такие документы:

    • копия паспорта, выданного на новую фамилию;
    • копия свидетельства, оформленного работниками ЗАГСа, которое подтверждает факт бракосочетания.

    Если поводом для смены фамилии было не замужество, то вместо последнего бланка надо представить работодателю свидетельство о смене фамилии. Директор компании после получения заявления с приложенными к нему копиями оправдательных бланков визирует его и передает в кадровую службу.

    Следующий шаг – издание приказа об изменении фамилии в трудовой книжке. На завершающей стадии вносятся корректировки в учет кадрового органа и в информационную базу бухгалтерии.

    В каких случаях производится?

    Запись в документы на работника в кадровом отделе вносятся в случае смены персональных данных работника.

    Такие действия обязательны и их невыполнение может повлечь привлечение к административной ответственности, ошибки в уплате налогов и обязательных сборов в различные внегосударственные бюджеты.

    Оформление бухгалтерских документов

    В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

    Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

    Замена СНИЛС

    В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

    Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

    В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

    Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

    [2]

    • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
    • опись документов (форма АДВ-6);
    • старое свидетельство работника;
    • копия паспорта работника.

    Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

    В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

    Лицевой счет работника

    Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

    Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

    Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

    Банковские счета и карты

    В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

    После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

    Порядок оформления смены фамилии

    При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

    В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

    Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

    Основания для изменения личных данных сотрудника

    После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

    • свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
    • новый паспорт лица;
    • СНИЛС и ИНН.

    Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

    Основания для изменения фамилии в трудовой книжке

    Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из ст. 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года №143-ФЗ. Также смена фамилии обязательно отображается в паспорте гражданина. После того как брак заключен, и сотрудница изменила фамилию, ее паспорт автоматически становится недействительным, согласно п. 4, 12, 15 Положения о паспорте от 1997 года. И ей в обязательном порядке в установленные сроки нужно пройти процедуру замены паспорта.

    Согласно ст. 66 Трудового кодекса, трудовая книжка является ключевым документом по трудовой деятельности сотрудника, в котором вносятся соответствующие сведения о его карьерном пути, наградах, образовании и пр. Обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на работодателей.

    Форма и порядок ведения указанного документа закрепляется в двух нормативно-правовых актах: в Правилах ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства в 2003 году №225, и в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.

    Процедура изменения фамилии в трудовой книжке должна происходить на основе п. 26 Правил №225 и п. 2.3 Инструкции №69.

    Заключение

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Изменение фамилии на основном листе трудовой книжки должно происходить по нормам Инструкции. Сотрудница, вступившая в брак, обязана своевременно предоставить новые данные, подкрепив их соответствующими документами. Отклонение от при внесении корректив от правил, продиктованных законодательным актом, влечет за собой дисциплинарную ответственность.

    Источники

    Литература


    1. Прыкин, Б.В. Компактэкономика. Курс лекций; М.: Academia, 2011. — 500 c.

    2. Правоведение. — М.: Норма, Инфра-М, 2013. — 432 c.

    3. Общее образование. Школа, гимназия, лицей. Юридический справочник директора, учителя, учащегося. — М.: Альфа-пресс, 2013. — 592 c.
    4. Сырых, В. М. Теория государства и права / В.М. Сырых. — М.: Юстицинформ, 2011. — 704 c.
    5. Виноградов, И.В.; Гладких, А.С.; Крюков, В.Н и др. Судебно-медицинская экспертиза; М.: Юридическая литература, 2012. — 320 c.
    Как поменять трудовую книжку при смене фамилии
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here