Смена фамилии главного бухгалтера

Важная информация в статье: "Смена фамилии главного бухгалтера". Каждый случай индивидуален. Поэтому, чтобы уточнить детали именно вашего случая можно обратиться к дежурному специалисту.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак: образец

Требуем заявление и подтверждающие документы

Чтобы издать рассматриваемый приказ, необходимо получить:

  1. Заявление сотрудницы.
  2. Копии документов, подтверждающие изменения, произошедшие в ее жизни.

Причем подтверждающие документы нужны обязательно; слова сотрудницы не могут служить основанием для издания приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

На практике предоставить работодателю подтверждающие документы для сотрудницы не составит труда. Ведь все корректировки в Ф.И.О. проходят через ЗАГСы (органы записи актов гражданского состояния) и подлежат оформлению документально (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). По итогам фиксации всех изменений на руки человеку чиновники выдают подтверждающий документ.

В описанной ситуации после замужества от сотрудницы потребуются 2 документа:

  • паспорт;
  • свидетельство о заключении брака.

Основанием для внесения новой фамилии сотрудника в кадровые документы компании будет его письменное заявление

Наряду с документами, подтверждающими смену фамилии (паспортом, свидетельством о заключении брака), от сотрудника необходимо получить соответствующее заявление (образец приведен на с. 40). После чего вносят исправления в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записывается новая (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Ссылки на документы, подтверждающие смену фамилии, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Новую фамилию сотрудника указывают и в личной карточке. В настоящее время форма такой карточки не утверждена. Компания вправе разработать ее самостоятельно. За основу можно, к примеру, взять форму N Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Кроме того, целесообразно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент допсоглашения приведен ниже).

Как внести изменения в трудовую книжку

Внесение записи регулирует постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003. Запись вносят на 1-й (титульный) лист.

  1. Имеющуюся запись с прежней информацией перечеркивают одной чертой синей ручкой.
  2. Рядом с перечеркнутой вносится новая информация. Это делают над записью, рядом, под записью — момент нормативно не урегулирован. На внутренней стороне обложки указывают документы-основания для корректировки. Строгая формулировка, как внести изменения фамилии в трудовую книжку, не утверждена. Вариантом является «Фамилия изменена на основании…». Работодатель указывает номер свидетельства-основания и его дату.
  3. Запись заверяет работодатель или лицо, которое им уполномочено (с расшифровкой), с указанием даты.
  4. Работодатель ставит печать учреждения или печать кадровой службы (если таковые имеются). Печать не должна перекрывать внесенные записи.

Все надписи производят разборчиво, без сокращений.

Вот так выглядит заполненный образец изменения фамилии в трудовой книжке:

Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.

Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудовую книжку (в случае ведения трудовой, ч. 2 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.

Заявление включает такие сведения:

  1. Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
  2. Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
  3. Дата оформления обращения.
  4. В середине следующей строки — слово «заявление».
  5. Текст обращения с просьбой излагают ниже.
  6. После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.

К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от главного бухгалтера Викторовой В.В.

В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы.

  1. Копия свидетельства о заключении брака.
  2. Копия паспорта.

На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке

Перечень документов, которые позволяют оформить запись об изменении фамилии в трудовой книжке, установлены постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Пункт 2.3 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:

  • паспорт;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о браке или о его расторжении;
  • документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).

Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.

Работодателю пригодится и заявление сотрудника о получении нового страхового свидетельства

В течение двух недель после получения такого заявления (форма N АДВ-2, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п) компания обращается в территориальный орган ПФР, куда передает само заявление и копии подтверждающих документов с описью (п. 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н).

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Переоформление доверенности при смене фамилии избавит от судебного спора

Перечень оснований для прекращения действия доверенности закрытый (п. 1 ст. 188 ГК РФ). В нем не поименована смена фамилии ни доверителя, ни доверенного лица. Поэтому в случае изменения фамилии одного из них переоформлять доверенность необязательно.

Но иногда полномочия на представление интересов по доверенности, оформленной на прежнюю фамилию, приходится доказывать в суде. Подобный спор рассматривал ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 06.04.2011 N А45-15480/2010. Суд пришел к выводу, что изменение фамилии не меняет дееспособность гражданина. Более того, подтверждением полномочий лица по доверенности может быть свидетельство о заключении брака, в котором указана прежняя фамилия (соответствующая сведениям о доверенном лице в доверенности) и новая фамилия, записанная в документе, удостоверяющем личность.

Читайте так же:  Развод квартира в ипотеке материнский капитал

Как исправлять фамилию из-за ошибки кадровика

Ошибки, допускаемые при написании персональных сведений, встречаются нередко, и специалистам по кадрам важно знать, как поменять фамилию в трудовой книжке, если персональные данные сотрудника неверны.

Причина — запись на слух, невнимательное прочтение паспорта. Несовпадение в личных данных вызовет в дальнейшем проблемы с назначением пенсии. Сотруднику придется подтвердить принадлежность ТК в судебном порядке (п. 44 постановления правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

Ошибки по п. 27 правил, установленных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, устраняет работодатель, который:

  1. Допустил ошибку.
  2. Является действующим.

Первый вариант применяют, если трудовая находится на руках сотрудника, и он имеет возможность направить документ работодателю для корректировки.

Второй вариант возможен при предъявлении официальной бумаги от работодателя, нарушившего ранее правильность оформления (п. 27 правил постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Возможным подтверждающим документом для корректировки становится справка от допустившего ошибку предприятия на бланке с подписью руководителя, заверенной печатью.

Законодатель четко не определяет алгоритм исправления Ф.И.О. на титульном листе. Правила, утвержденные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и инструкция по постановлению Минтруда № 69 от 10.10.2003 впрямую не регулируют способ исправления ошибок в фамилии. Но из них следует возможный алгоритм:

[3]

  1. Для корректировки Ф.И.О. в книжке, имеющей иные записи, следует зачеркнуть некорректные сведения. Рядом пишут правильные.
  2. Вносить исправления следует ручкой со светостойкой и водостойкой пастой черного, фиолетового, темно-синего цвета. Применение корректора или ножа для зачистки не разрешено.
  3. Неверную запись зачеркивают одной сплошной линией. Рядом указывают верные данные и ссылку на реквизиты документа, который является основанием для исправления. В любом случае корректируют сведения при предоставлении документов-оснований (например, паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака).

Вот образец смены фамилии в трудовой книжке при ошибке работодателя:

Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

[2]

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

— свидетельство о заключении брака,

— паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Генеральному директору ООО «Ламбада»

начальника отдела логистики

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».

Читайте так же:  Изменение судебного приказа о взыскании алиментов

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже:

к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года

г. Москва 04.04.2008

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Начальник

ООО «Ламбада» отдела логистики

Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

│Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │

│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │

Алгоритм действий бухгалтера, если сотрудник компании меняет фамилию

«Российский налоговый курьер», 2015, N 17

Новую фамилию главбуха в ИФНС сообщать необязательно.

Доверенность на старую фамилию продолжает действовать.

Смена фамилии — не препятствие для вычета НДС.

В связи с вступлением в брак сотрудник компании может сменить фамилию (подробнее читайте также во врезке на с. 42). В этом случае нужно внести изменения в кадровую документацию, бланки документов и договоров, а также уведомить контролеров из налоговой и фондов и контрагентов компании.

Для справки. Какие документы гражданин меняет при смене фамилии

В случае изменения фамилии физлицо меняет:

А вот менять документы о праве собственности необязательно — прямого указания на это в законе нет.

Мы подготовили инструкцию для бухгалтера (см. схему ниже) и проанализировали, какие правовые и налоговые последствия возникают у организации в связи со сменой фамилии ее сотрудника.

Менять фамилию в уже оформленных для контрагентов документах не нужно

Видео (кликните для воспроизведения).

Если счета-фактуры, первичные документы, договоры и другие бумаги сотрудник оформлял до смены фамилии, то после ее изменения вносить исправления не нужно. Ведь сотрудник до и после смены фамилии — одно и то же лицо. Следовательно, указание в документе, подписанном до смены фамилии, прежней фамилии не является обстоятельством, свидетельствующем о налоговом правонарушении.

В частности, ФАС Уральского округа в Постановлении от 18.11.2009 N Ф09-8146/09-С2 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 24.02.2010 N ВАС-2253/10) пришел к выводу, что наличие в акте о приемке выполненных работ и счете-фактуре фамилии руководителя организации до заключения брака не препятствует контрагенту заявить вычет предъявленного НДС.

А вот после получения нового паспорта подписывать документы необходимо новой фамилией. Поэтому в бланки договоров и документов необходимо внести соответствующие исправления. Кроме того, о смене фамилии руководителя и иных лиц, подписывающих документы, целесообразно уведомить контрагентов.

Действия организации при смене фамилии сотрудника

Схема Новую фамилию руководителя необходимо зафиксировать в ЕГРЮЛ

В Едином государственном реестре юрлиц содержатся в том числе фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные лица, имеющего право без доверенности действовать от имени компании (пп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Поэтому в случае смены фамилии гендиректора в ЕГРЮЛ необходимо внести соответствующие изменения.

Для этого компания подает в регистрирующий орган заявление по форме N Р14001 (приведено в Приложении N 4 к Постановлению Правительства РФ от 19.06.2002 N 439). Основаниями для внесения записи в ЕГРЮЛ будут копия свидетельства о заключении брака (ст. ст. 8 и 30 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния») и копия нового паспорта руководителя.

Причем в заявлении важно указать и новые паспортные данные руководителя, и его новую фамилию. На практике был случай, когда предприниматель подала заявление о внесении изменений в ЕГРИП, где указала данные только о замене паспорта. Получив новое свидетельство, в котором была указана прежняя фамилия, она подала еще одно заявление о внесении изменений в графу «Фамилия». Но, поскольку второе заявление было подано с нарушением установленного срока, суд согласился, что штраф начислен правомерно (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.01.2008 N А12-17057/07-С59).

Читайте так же:  Подать на алименты инвалиду

Изменения в сведения о компании в Едином государственном реестре налоговики внесут в течение пяти рабочих дней со дня получения соответствующего заявления (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 18 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ).

А вот новую фамилию главного бухгалтера сообщать в инспекцию не нужно. Поскольку такие сведения в ЕГРЮЛ не вносятся (Письмо УМНС России по г. Москве от 15.06.2004 N 11-14/39702 «О внесении изменений в реестр юридических лиц»). Правда, если бухгалтер в хороших отношениях с инспектором, он может уведомить его о смене фамилии. В этом случае инспектор будет в курсе, что бухгалтерию контролирует прежний сотрудник.

Приказ о смене фамилии: пример 2018 года

На уровне закона форма приказа о смене работником фамилии и необходимости внести соответствующие коррективы в документы по кадрам и бухгалтерии законом не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом нужно обязательно учесть обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные законодательством (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Чтобы не забыть включить все необходимые реквизиты в бланк рассматриваемого распоряжения, лучше использовать готовый образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак. Понятно, что составить нужный документ удобнее, используя бланк, разработанный специалистами и уже опробованный на практике. Вот он:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АЛАРМ-СЕРВИС»
(ООО «АЛАРМ-СЕРВИС»)
______________________________________________________________________________

ПРИКАЗ № 24-к/18

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 22.01.2018

На основании свидетельства о браке I-МП № 458158 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию бухгалтера Серафимовой Инны Васильевны на фамилию Стрешнева.

Генеральный директор Збруев /П.Н. Збруев/

Также здесь вы можете с нашего сайта по прямой ссылке бесплатно скачать заполненный образец 2018 года этого приказа о смене фамилии после замужества в формате Word. И использовать его, когда работник/работница меняет фамилию в связи с вступлением в брак.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Алгоритм действий бухгалтера, если сотрудник компании меняет фамилию (Р. Лахман, журнал «Российский налоговый курьер», N 17, сентябрь 2015 г.)

Алгоритм действий бухгалтера, если сотрудник компании меняет фамилию

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Журнал «Российский налоговый курьер», N 17, сентябрь 2015 г.

Новую фамилию главбуха в ИФНС сообщать необязательно. Доверенность на старую фамилию продолжает действовать. Смена фамилии — не препятствие для вычета НДС.

В связи с вступлением в брак сотрудник компании может сменить фамилию (подробнее читайте также во врезке на с. 42). В этом случае нужно внести изменения в кадровую документацию, бланки документов и договоров, а также уведомить контролеров из налоговой и фондов и контрагентов компании.

Для справки. Какие документы гражданин меняет при смене фамилии

В случае изменения фамилии физлицо меняет:

— паспорт гражданина РФ (п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 N 828). Госпошлина за получение паспорта составляет 300 руб. (подп. 17 п. 1 ст. 333.33 НК РФ);

— заграничный паспорт (п. 108 Административного регламента ФМС государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина РФ, удостоверяющих личность гражданина РФ за пределами территории РФ, содержащих электронный носитель информации, утв. приказом ФМС России от 26.03.14 N 211). Госпошлина за получение загранпаспорта составляет 2000 или 3500 руб. в зависимости от типа бланка (подп. 2 п. 1 ст. 333.28 НК РФ);

— страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Физлицам, работающим по трудовым или гражданско-правовым договорам, это свидетельство меняет работодатель;

— полис обязательного медицинского страхования (п. 3 ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 29.11.10 N 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации», п. 52 и 59 Правил обязательного медицинского страхования, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.11 N 158н);

— свидетельство о присвоении ИНН (п. 36 Порядка, утв. приказом Минфина России от 05.11.09 N 114н);

— водительское удостоверение (п. 3 Правил проведения экзаменов на право управления транспортными средствами и выдачи водительских удостоверений, утв. постановлением Правительства РФ от 24.10.14 N 1097).

А вот менять документы о праве собственности необязательно — прямого указания на это в законе нет.

Мы подготовили инструкцию для бухгалтера (см. схему справа) и проанализировали, какие правовые и налоговые последствия возникают у организации в связи со сменой фамилии ее сотрудника.

Схема. Действия организации при смене фамилии сотрудника

Новую фамилию руководителя необходимо зафиксировать в ЕГРЮЛ

В Едином государственном реестре юрлиц содержатся в том числе фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные лица, имеющего право без доверенности действовать от имени компании (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.01 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Поэтому в случае смены фамилии гендиректора в ЕГРЮЛ необходимо внести соответствующие изменения.

Для этого компания подает в регистрирующий орган заявление по форме N Р14001 (приведено в приложении N 4 к постановлению Правительства РФ от 19.06.02 N 439). Основаниями для внесения записи в ЕГРЮЛ будут копия свидетельства о заключении брака (ст. 8 и 30 Федерального закона от 15.11.97 N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния») и копия нового паспорта руководителя.

Причем в заявлении важно указать и новые паспортные данные руководителя, и его новую фамилию. На практике был случай, когда предприниматель подала заявление о внесении изменений в ЕГРИП, где указала данные только о замене паспорта. Получив новое свидетельство, в котором была указана прежняя фамилия, она подала еще одно заявление о внесении изменений в графу «Фамилия». Но, поскольку второе заявление было подано с нарушением установленного срока, суд согласился, что штраф начислен правомерно (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.01.08 N А12-17057/07-С59).

Изменения в сведения о компании в едином государственном реестре налоговики внесут в течение пяти рабочих дней со дня получения соответствующего заявления (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 18 Федерального закона от 08.08.01 N 129-ФЗ).

А вот новую фамилию главного бухгалтера сообщать в инспекцию не нужно. Поскольку такие сведения в ЕГРЮЛ не вносятся (письмо УМНС России по г. Москве от 15.06.04 N 11-14/39702 «О внесении изменений в реестр юридических лиц»). Правда, если бухгалтер в хороших отношениях с инспектором, он может уведомить его о смене фамилии. В этом случае инспектор будет в курсе, что бухгалтерию контролирует прежний сотрудник.

Читайте так же:  Возможно ли восстановление родительских прав

Менять фамилию в уже оформленных для контрагентов документах не нужно

Если счета-фактуры, первичные документы, договоры и другие бумаги сотрудник оформлял до смены фамилии, то после ее изменения вносить исправления не нужно. Ведь сотрудник до и после смены фамилии — одно и то же лицо. Следовательно, указание в документе, подписанном до смены фамилии, прежней фамилии не является обстоятельством, свидетельствующем о налоговом правонарушении.

В частности, ФАС Уральского округа в постановлении от 18.11.09 N Ф09-8146/09-С2 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 24.02.10 N ВАС-2253/10) пришел к выводу, что наличие в акте о приемке выполненных работ и счете-фактуре фамилии руководителя организации до заключения брака не препятствует контрагенту заявить вычет предъявленного НДС.

А вот после получения нового паспорта подписывать документы необходимо новой фамилией. Поэтому в бланки договоров и документов необходимо внести соответствующие исправления. Кроме того, о смене фамилии руководителя и иных лиц, подписывающих документы, целесообразно уведомить контрагентов.

Переоформление доверенности при смене фамилии избавит от судебного спора

Перечень оснований для прекращения действия доверенности закрытый (п. 1 ст. 188 ГК РФ). В нем не поименована смена фамилии ни доверителя, ни доверенного лица. Поэтому в случае изменения фамилии одного из них переоформлять доверенность необязательно.

Но иногда полномочия на представление интересов по доверенности, оформленной на прежнюю фамилию, приходится доказывать в суде. Подобный спор рассматривал ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 06.04.11 N А45-15480/2010. Суд пришел к выводу, что изменение фамилии не меняет дееспособность гражданина. Более того, подтверждением полномочий лица по доверенности может быть свидетельство о заключении брака, в котором указана прежняя фамилия (соответствующая сведениям о доверенном лице в доверенности) и новая фамилия, записанная в документе, удостоверяющем личность.

Основанием для внесения новой фамилии сотрудника в кадровые документы компании будет его письменное заявление

Наряду с документами, подтверждающими смену фамилии (паспорт, свидетельство о заключении брака), от сотрудника необходимо получить соответствующее заявление (образец приведен на с. 40). После чего вносят исправления в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записывается новая (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 N 69). Ссылки на документы, подтверждающие смену фамилии, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

В связи с вступлением в брак и изменением фамилии прошу внести в мою трудовую книжку соответствующие изменения и в дальнейшем считать меня Земляникиной Алиной Алексеевной.

Подлинник свидетельства о браке, выданного Гагаринским отделом ЗАГС г. Москвы, прилагаю.

Менеджер отдела закупок

Новую фамилию сотрудника указывают и в личной карточке. В настоящее время форма такой карточки не утверждена. Компания вправе разработать ее самостоятельно. За основу можно, к примеру, взять форму N Т-2, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1.

1.1. В связи с изменением персональных данных работника Стороны определили, что трудовой договор от 06.06.2003 N 18 заключен с Земляникиной Алиной Алексеевной в соответствии с паспортом серии 46 03 N 123456, выдан 12.08.2015 ОВД «Коньково» г. Москвы.

1.2. Изменения, вносимые в трудовой договор настоящим Соглашением, вступают в силу с 13.08.2015.

1.3. Все остальные условия трудового договора остаются прежними.

Кроме того, целесообразно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент допсоглашения приведен выше).

Работодателю пригодится и заявление сотрудника о получении нового страхового свидетельства

В течение двух недель после получения такого заявления (форма N АДВ-2, утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.06 N 192п) компания обращается в территориальный орган ПФР, куда передает само заявление и копии подтверждающих документов с описью (п. 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.09 N 987н).

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Журнал «Российский налоговый курьер»

«Российский налоговый курьер» — специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов. Журнал для тех, кто хочет сдавать налоговую отчетность без проблем!

Свидетельство о регистрации средства массовой информации N 017745 от 29.09.99

Смена фамилии главного бухгалтера

Дата публикации 17.10.2019

Использован релиз 3.0.73

Настройка и изменение ответственных лиц организации — руководителя, главного бухгалтера и кассира, подписывающих документы и отчеты, выполняется в карточке организации (рис. 1):

  1. Раздел: ГлавноеОрганизации (если в информационной базе ведется учет по нескольким организация) или Наша организация (если ведется учет только по одной организации).
  2. Откройте карточку организации. Раскройте блок «Подписи». В конце строки с данными по ответственному лицу по ссылке «История» откройте форму «История подписи» и по кнопке «Создать» добавьте новую запись – укажите ответственное лицо, его должность и дату, с которой действуют изменения и право подписи.

Где в 1С 8.3 поменять главного бухгалтера и кассира — «Ответственные лица организации»

«Ответственные лица» в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) – это регистр сведений, который служит для того, чтобы в печатных формах документов отображались должности и фамилии подписывающих должностных лиц. Он не регистрирует фактический прием сотрудника на работу или перевод на другую должность, а влияет лишь на подписи в документах.

Где найти в 1С Бухгалтерия «Ответственные лица»? Руководитель, главный бухгалтер и кассир отображаются в разделе «Подписи» в форме организации (вкладка «Главное»):

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если ответственное лицо изменилось, данные о нем можно отредактировать, нажав на ссылку. При первоначальном заполнении ссылки будут иметь вид «Создать». По ссылке открывается форма, где нужно выбрать физическое лицо и должность. Выбор доступен из соответствующих справочников. Обратите внимание, что наименование ответственного лица и должность – не одно и то же.

Например, руководитель может быть на должности «директор», «генеральный директор» или «президент», штатный главный бухгалтер может также исполнять обязанности кассира, и т.д.

Сведения об ответственном лице указывают на определенную дату, при этом в программе записывается история изменений. Таким образом, при распечатке документов отображение подписей будет зависеть от даты. Будут выводиться те ответственные лица, которые действуют на дату документа.

Читайте так же:  Раздел совместно нажитого имущества статья

В программе 1С предусмотрены и другие ответственные лица – руководитель кадровой службы, ответственные за бухгалтерские и налоговые регистры, уполномоченный представитель, исполнитель. Они доступны в форме организации на вкладке «Ответственные лица».

Чтобы занести или изменить сведения об ответственном лице, нужно выделить его в левой колонке и нажать «Создать». Действующие ответственные лица отображаются в правой колонке с сохранением истории изменений.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Инструкция: как правильно изменить фамилию в трудовой книжке

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества — это специальная запись, которую делает кадровик на внутренней стороне обложки, если у сотрудника поменялось ФИО. Обязательно указывают реквизиты документов-оснований и заверяют печатью и подписью.

Как оформлять приказ об исправлениях в трудовой книжке

Получив обращение сотрудника, работодатель издает локальный распорядительный акт, который дает возможность внести запись в трудовой при смене фамилии и утвердить необходимость скорректировать кадровые документы. Форма приказа законодательно не установлена, его оформляют произвольно.

С приказом знакомят всех упомянутых в нем работников.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

О внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой работником фамилии

В связи со сменой фамилии главного бухгалтера Викторовой Виктории Викторовны (новая фамилия — Никанорова)

1. Руководителю отдела кадров А.А. Александровой внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить личные и паспортные данные.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя отдела кадров А.А. Александрову.

  1. Заявление В.В. Викторовой от 21.01.2020.
  2. Копия свидетельства о заключении брака от 18.01.2020 IV-МЮ № 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС г. Москвы.
  3. Копия паспорта 45 19 № 562324, выданного ОМВД России по Даниловскому району г. Москвы 26.01.2020.

Директор Иванов И.И.

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров Александрова Александрова А.А.

Причины для изменения персональных данных

Обстоятельства для смены установлены законодателем. Меняют данные самостоятельно граждане РФ в возрасте от 14 лет при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий при изменении регулирует Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ. Поводом для изменения являются:

[1]

  1. Собственное желание. Чаще всего из-за сложного или неблагозвучного произношения или религиозных взглядов.
  2. Бракосочетание. Фамилию исправляют при наличии бумаг о бракосочетании.
  3. Расторжение брака. Замена — при предоставлении бумаг о разводе.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

Видео (кликните для воспроизведения).

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Источники

Литература


  1. Габов, А. В. Ликвидация юридических лиц. История развития института в российском праве, современные проблемы и перспективы: моногр. / А.В. Габов. — М.: Статут, 2011. — 304 c.

  2. Беспалов, Ю. Ф. Гражданский иск в уголовном судопроизводстве. Учебно-практическое пособие: моногр. / Ю.Ф. Беспалов, Д.В. Гордеюк. — М.: Проспект, 2015. — 176 c.

  3. Кучерена А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России; Юркомпани — М., 2015. — 432 c.
  4. Венгеров, А.Б. Теория государства и права: Учебник для юридических вузов; М.: Юриспруденция; Издание 3-е, 2012. — 528 c.
  5. Чернявский, А. Г. Теория государства и права в схемах. Учебное пособие / А.Г. Чернявский. — М.: КноРус, 2016. — 112 c.
Смена фамилии главного бухгалтера
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here